【戸籍の証明書】第三者の戸籍の証明を取得するとき

戸籍の証明書については、戸籍に記載されている本人、配偶者、直系尊属(父母、祖父母)・卑属(子、孫)以外の第三者であっても、次の正当な理由がある方が対象です。請求は法人でも可能です。

• 自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために戸籍の記載事項を確認する必要がある方
• 国または地方公共団体の機関に提出する必要がある方
• その他戸籍の記載事項を利用する正当な理由がある方

請求時に理由を具体的に明示していただく必要があります。

第三者の戸籍の証明を請求する方法は、窓口での申請もしくは郵送での申請です。広域交付はご利用できませんのでご注意ください。

個人が第三者の戸籍の証明を窓口で取得するとき

必要なもの

1.戸籍に関する証明書交付請求書

申請書様式は窓口に備え付けていますので、窓口にお越しいただいた時にご記入いただくか、次の様式データをダウンロードしてご記入の上お持ちください。

交付申請書(PDFファイル:99.3KB)

申請書には、次の事項を必ずご記入いただきます。

必要な記載事項

• 請求者の氏名・生年月日・住所
• 連絡先の電話番号
• 対象者の氏名・生年月日・本籍・筆頭者氏名
• 必要な証明の種類と通数(出生から死亡各1通)
• 請求の理由

次の1.から3.を具体的に記入してください

1. 権利または義務が発生する原因となった具体的事実
2. 権利または義務の内容
3. 当該権利行使・義務履行のために住民票等の記載事項の確認を必要とする理由また、国や地方公共団体の機関へ提出する場合は提出先も記入してください。

(請求理由の例)

• 亡くなった兄弟姉妹の相続人となった人が、兄弟姉妹の戸籍謄本を請求する場合等
• 被相続人には直系の親族がおらず、兄弟姉妹である請求者が相続人となり、被相続人名義の土地を承継するため、相続登記の添付書類として被相続人の戸籍を〇〇法務局へ提出する必要がある場合等

「債権管理」「債権回収」のためだけでは具体性に欠け、権利義務が明らかでないため認められません。

2.窓口にお越しになる方の本人確認書類

3.疎明資料(契約等の権利や義務などを確認できる資料)

請求される方と請求対象者との関係がわかり、戸籍の証明書を必要とする理由がわかる資料をお持ちください。

申請書の記載から請求理由が明らかでない場合には、必要な説明や、追加の資料の提出を求めることがあります。

法人が第三者の戸籍の証明を窓口で取得するとき

必要なもの

1.戸籍に関する証明書交付請求書

申請書様式は窓口に備え付けていますので、窓口にお越しいただいた時にご記入いただくか、次の様式データをダウンロードしてご記入の上お持ちください。

交付申請書(法人用)

申請書には、次の事項を必ずご記入いただきます。

必要な記載事項

• 法人名・代表者名
  法人が請求する場合は、法人・代表者・支店長印等を押印してください。ただし、戸籍謄抄本のみを請求する場合は、押印不要です。
• 法人の事務所の所在地
• 請求の任にあたっている担当者の氏名および住所
• 連絡先の電話番号
• 対象者の氏名・生年月日・本籍・筆頭者氏名
• 必要な証明の種類と通数(出生から死亡各1通等)
• 請求の理由

次の1.から3.を具体的に記入してください

1. 権利または義務が発生する原因となった具体的事実
2. 権利または義務の内容
3. 当該権利行使・義務履行のために住民票等の記載事項の確認を必要とする理由また、国や地方公共団体の機関へ提出する場合は提出先も記入してください。

使用目的や提出先等を具体的にご記入ください。
「債権回収・保全のため」のような抽象的な記載ではなく、具体的にどのような業務のために必要なのかご記入ください。また、提出先がある場合は提出先もご記入ください。
(例)令和年月日、××と△△の間で金銭消費貸借契約を結んだが、債務者が死亡したため、死亡債務者の相続人を特定する必要がある。

「債権管理」「債権回収」のためだけでは具体性に欠け、権利義務が明らかでないため認められません。

2.窓口にお越しになる方の本人確認書類

3.窓口にお越しになる方と法人との関係確認書類

窓口に来る方が会社の代表者の場合 

• 代表者事項証明書、登記事項証明書など(発行から3か月以内の原本。コピーは不可)

窓口に来る方が担当者の場合

• 社員証、委任状、在籍証明書などの代理権限を確認できるもの (名刺は確認書類とはなりません)

4.代表者事項証明書もしくは登記事項証明書(発行から3か月以内のもの)

代表者の資格証明書および委任状等の原本の返還を希望される場合は、その原本および謄本(原本の写しに以下のように原本と相違ない旨を記載したもの)を提出してください。原本と謄本とを照合し、確認のうえお返しします。

ただし、当該請求のみに作成された委任状などは返還できません。

▼代表者の資格証明書【記載例】

• この謄本は原本と相違ありません。
• 令和年月日 会社 代表取締役 氏名 印

▼委任状【記載例】

• この謄本は原本と相違ありません。
• 令和年月日 代理人氏名 印

5.疎明資料(契約等の権利や義務などを確認できる資料)

契約等の内容がわかる資料など、請求者と対象者との関係が分かり、戸籍の証明を必要とする理由がわかる資料をお持ちください。

申請書の記載から請求理由が明らかでない場合には、必要な説明や、追加の資料の提出を求めることがあります。

個人が第三者の戸籍の証明書を郵便で取得するとき

郵便で取得するには、申請書、本人確認書類、手数料の定額小為替など必要なものと、返信用封筒を同封して近江八幡市役所市民課へお送りください。

郵便請求が市役所へ到着後、おおむね10日ほどで、証明書を請求者(個人の場合は住民登録されている住所、法人の場合は法人の所在地)あてにお送りします。

必要なもの

1.戸籍謄抄本等の郵送による請求書

申請書は次の事項が記載されていれば、他市区町村の申請書でも受付可能です。

1. 請求者の住所、氏名、生年月日、必要な方との関係
2. 昼間に連絡がつく電話番号(必ずご記入ください。連絡が取れない場合はそのまま返却させていただく事もあります。)
3. 必要な戸籍の本籍地、筆頭者
4. 請求する証明書と必要数
   個人事項証明書(抄本)の場合は必要な方の氏名もご記入ください。
5. 具体的な請求理由、必要事項

申請書は次の様式をダウンロードしてお送りいただくことも可能です。

戸籍謄本等郵便請求用交付請求書(PDFファイル:424.4KB)

2.請求者の本人確認書類のコピー

運転免許証や保険証、マイナンバーカードなど、氏名及び住所が確認できるものが必要です。

(注意点)

• 本人確認書類は必ず有効期限内のもので、住所、氏名、生年月日が確認できる部分はすべてコピーをしてください。
• 保険証のコピーをお送りいただく際は、保険者番号および被保険者等記号・番号をマスキング(黒で塗りつぶし)してください。
• マイナンバーカードは、マイナンバーが記載されている裏面のコピーは不要です。
• パスポートには住所の記載がないため確認書類として承れません。

3.戸籍を必要とする疎明資料(契約等の権利や義務などを確認できる資料)のコピー

契約等の内容がわかる資料など、請求者と相手方との関係が分かり、戸籍を必要とする理由がわかる資料をお送りください。申請書の記載から請求理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料の提出を求めることがあります。

必要な資料としては主に以下のものです。

• 金銭貸借関係などで戸籍を請求する場合
  債権債務関係の確認ができる契約書など
• 裁判など国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
  手続きの内容および、提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料
• その他、権利の行使、義務の履行などのために戸籍を請求する場合
  権利、義務の内容および、提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料

4.手数料分の定額小為替

手数料は郵便局またはゆうちょ銀行で購入する定額小為替(外部サイトへリンク)を同封、または現金書留でお送りください。定額小為替の指定受取人の欄には何も書かないでください。

切手、収入印紙、小切手等は定額小為替の代わりにはなりません。おつりは、定額小為替にてお返しします。

5.返信用封筒

請求者の住所、氏名を記入のうえ、切手を貼ってください。証明書の枚数によって郵便料金が不足した場合には【不足分受取人払】のゴム印を押し発送しますので、郵便局に不足分をお納めください。

証明書は請求者の住民登録されている住所地にお送りします。勤務先や他の住所地へはお送りできません。

速達、書留、特定記録等を利用する必要がある場合は、基本料金に加算した料金分の切手を封筒に貼付するとともに、封筒にその旨をご記入ください。

郵便請求の送付先

郵便の請求先は下記までお願いします。

郵便番号 523-8501

住所 滋賀県近江八幡市桜宮町236

近江八幡市役所 市民課 宛

法人が第三者の戸籍の証明書を郵便で取得するとき

必要なもの

1.戸籍謄抄本等の郵送による請求書

申請書は次の事項が記載されていれば、法人が作成した申請書でも請求は可能です。

• 請求者となる法人の、主たる事業所の所在地
• 法人名・代表者氏名 法人・代表者・支店長印等を押印してください。ただし、戸籍謄抄本のみを請求する場合は、押印不要です。
• 請求担当者の所属、氏名、昼間に連絡がつく電話番号
• 対象者の氏名・生年月日・本籍・筆頭者氏名
• 必要な証明の種類と通数
• 具体的な使用目的、提出先

申請書は次の様式をダウンロードしてお送りいただくことも可能です。

交付申請書(法人用)(PDFファイル:333.8KB)

2.法人担当者の本人確認書類のコピー

• 1点で確認が済む本人確認書類の例
  マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、在留カード、特別永住者証明書など、官公署(国、県、市などの機関)が発行している顔写真付きのもの
• 2点以上の確認が必要な本人確認書類の例
  請求される方の住所、氏名、生年月日などが記載されている保険証、年金手帳など、官公署(国、県、市などの機関)が発行している顔写真のないもの

(注意点)

• 本人確認書類は必ず有効期限内のもので、住所、氏名、生年月日が確認できる部分はすべてコピーをしてください。
• 保険証のコピーをお送りいただく際は、保険者番号および被保険者等記号・番号をマスキング(黒で塗りつぶし)してください。
• マイナンバーカードは、マイナンバーが記載されている裏面のコピーは不要です。

3.法人担当者と法人との関係確認書類

窓口に来る方が会社の代表者の場合 

• 代表者事項証明書、登記事項証明書など(発行から3か月以内の原本。コピーは不可)

窓口に来る方が担当者の場合

• 社員証、委任状、在籍証明書などの代理権限を確認できるもの (名刺は確認書類とはなりません)

4.代表者事項証明書もしくは登記事項証明書(発行から3か月以内のもの)

代表者の資格証明書および委任状等の原本の返還を希望される場合は、その原本および謄本(原本の写しに以下のように原本と相違ない旨を記載したもの)を提出してください。原本と謄本とを照合し、確認のうえお返しします。

ただし、当該請求のみに作成された委任状などは返還できません。

▼代表者の資格証明書【記載例】

• この謄本は原本と相違ありません。
• 令和年月日 会社 代表取締役 氏名 印

▼委任状【記載例】

• この謄本は原本と相違ありません。
• 令和年月日 代理人氏名 印

5.法人が請求する場合は、送付先の住所が確認できる書類(送付先が4.記載の所在地と異なる場合のみ必要)

• 送付先住所の記載されている社員証
• 送付先住所の記載されている事業所一覧
• 送付先住所の記載されているパンフレット 等

6.戸籍を必要とする疎明資料(契約等の権利や義務などを確認できる資料)のコピー

契約書および債務残高証明、相続・訴訟手続きのわかるもの等、請求者と相手方との関係が分かり、請求が正当であることが分かる書類、戸籍の証明書を必要とする理由や戸籍の証明が必要な方との関係がわかる資料のコピーをお送りください。

必要な資料としては主に下記のものです。

• 金銭貸借関係などで戸籍を請求する場合
  債権債務関係の確認ができる契約書など
• 裁判など国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
  手続きの内容および、提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料
• その他、権利の行使、義務の履行などのために戸籍を請求する場合
  権利、義務の内容および、提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料

7.手数料分の定額小為替

手数料は郵便局またはゆうちょ銀行で購入する定額小為替(外部サイトへリンク)を同封、または現金書留でお送りください。定額小為替の指定受取人の欄には何も書かないでください。

切手、収入印紙、小切手等は定額小為替の代わりにはなりません。おつりは、定額小為替にてお返しします。

8.返信用封筒

請求者の住所、氏名を記入のうえ、切手を貼ってください。証明書の枚数によって郵便料金が不足した場合には【不足分受取人払】のゴム印を押し発送しますので、郵便局に不足分をお納めください。

法人からの請求の場合、請求者である法人宛にお送りいたします。他の住所地へはお送りできません。

速達、書留、特定記録等を利用する必要がある場合は、基本料金に加算した料金分の切手を封筒に貼付するとともに、その旨をご記入ください。

郵便請求の送付先

郵便の請求先は下記までお願いします。

郵便番号 523-8501

住所 滋賀県近江八幡市桜宮町236

近江八幡市役所 市民課 宛

手数料

戸籍の証明書は下記のとおり種類によって1通あたりの手数料が異なります。

戸籍証明の手数料