【住民票】第三者の住民票を取得するとき

住民票は、本人等以外の第三者であっても、次の正当な理由がある方が対象です。請求は法人でも可能です。

1. 自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために必要がある方
2. 国または地方公共団体の機関に提出する必要がある方
3. 住民票の記載事項を利用する正当な理由がある方

請求時に理由を具体的に明示していただく必要があります。

第三者の住民票を請求する方法は、窓口での申請もしくは郵送での申請です。広域交付はご利用できませんのでご注意ください。

個人が第三者の住民票を窓口で取得するとき

必要なもの

1.住民票の写し等交付請求書

申請書様式は窓口に備え付けていますので、窓口にお越しいただいた時にご記入いただくか、交付申請書(PDFファイル:99.3KB)をダウンロードしてご記入の上お持ちください。

氏名は必ず、請求者が自署してください。

申請書には次の事項を必ずご記入いただきます。

必要な記載項目

• 請求者の氏名・生年月日・住所
• 連絡先の電話番号
• 対象者の氏名・生年月日・住所・世帯主氏名
• 必要な証明の種類と通数
• 請求の理由
  使用目的や提出先等を具体的にご記入ください。
  「債権回収・保全のため」のような抽象的な記載ではなく、具体的にどのような目的のために必要なのかご記入ください。また、提出先がある場合は提出先もご記入ください。
  (例)令和年月日、××と△△の間で金銭消費貸借契約を結んだが、債務不履行のまま転居先が不明となっており、貸金返済を求めるため現住所を確認する必要がある。

2.窓口にお越しになる方の本人確認書類

3.疎明資料(契約等の権利や義務など請求理由の正当性を立証する資料)

契約等の内容がわかる資料など、請求者と対象者との関係が分かり、住民票を必要とする理由がわかる資料をお持ちください。

申請書の記載から請求理由が明らかでない場合には、必要な説明や追加の資料の提出を求めることがあります。

法人が第三者の住民票を窓口で取得するとき

必要なもの

1.住民票の写し等交付請求書

申請書の様式は、交付申請書(法人用)(PDFファイル:333.8KB)をダウンロードしてご記入の上お持ちください。

下記の記載項目のある任意の様式を使用してもかまいません。

氏名は必ず、請求者が自署してください。

申請書には次の事項を必ずご記入いただきます。

記載項目

• 法人名・代表者名
• 法人・代表者・支店長印等を押印してください。
• 事務所の所在地
• 請求の任にあたっている担当者の氏名
• 連絡先の電話番号
• 対象者の氏名・生年月日・住所
• 必要な証明の種類と通数
• 請求の理由

使用目的や提出先等を具体的にご記入ください。
「債権回収・保全のため」のような抽象的な記載ではなく、具体的にどのような目的のために必要なのかご記入ください。また、提出先がある場合は提出先もご記入ください。
(例)令和年月日、××と△△の間で金銭消費貸借契約を結んだが、債務不履行のまま転居先が不明となっており、貸金返済を求めるため現住所を確認する必要がある。

2.窓口にお越しになる方の本人確認書類

3.窓口にお越しになる方と法人との関係確認書類

窓口に来る方が会社の代表者の場合 

• 代表者事項証明書、登記事項証明書など

窓口に来る方が担当者の場合

• 社員証、委任状、在籍証明書などの代理権限を確認できるもの (名刺は確認書類とはなりません)

4.疎明資料(契約等の権利や義務などを確認できる資料)

契約等の内容がわかる資料など、請求者と対象者との関係が分かり、住民票を必要とする理由がわかる資料をお持ちください。

申請書の記載から請求理由が明らかでない場合には、必要な説明や追加の資料の提出を求めることがあります。

第三者が請求できる正当な理由と必要な疎明資料の例

理由

• 債権者(金融機関、不動産賃貸事業者等)が債権回収のために債務者本人の住民票の写しを請求する場合
• 生命保険会社、企業年金等が満期となった生命保険金、年金等の支払いのために所在のわからない契約者、年金受給者等の住民票の写しを請求する場合

持ち物

• 債務者(契約者)本人の自署、契約日、契約者、契約内容等が確認できる契約書の写し
  (契約書に契約者本人の署名がない場合は、契約書の原本と相違ないことを証明してください)
  (注)インターネットの申込みなどで契約書の原本がない場合は、出力した資料にその旨を明記し、法人名および法人印をお願いします。
  • 契約締結時から社名変更や合併等があった場合はその履歴がわかる履歴全部事項証明書など
  • 債権譲渡している場合や委託契約がある場合は、そのことが確認できる委託契約書、譲渡契約書などの写し

個人が第三者の住民票を郵便で取得するとき

郵便で取得するには、申請書、本人確認書類、手数料の定額小為替など必要なものと、返信用封筒を同封して近江八幡市役所市民課へお送りください。

郵便請求が市役所へ到着後、おおむね10日ほどで、証明書を請求者あてにお送りします。

必要なもの

1.住民票等の郵送による請求書

申請書の様式は、住民票等郵便請求用交付請求書(PDFファイル:417.4KB)をダウンロードまたは次の事項が記載されていれば、他市町村の申請書でも受付可能です。

1. 請求者の住所、氏名、生年月日、必要な方との関係
2. 昼間に連絡がつく電話番号(必ずご記入ください。連絡が取れない場合はそのまま返却させていただく事もあります。)
3. 対象者の氏名・生年月日・住所・世帯主氏名
4. 請求する証明書と必要数
5. 具体的な請求理由
6. 必要項目(本籍筆頭者、世帯主及び続柄の記載等の必要性。原則、個人のもので続柄・本籍等の記載を省略した住民票を発行します。)

氏名は必ず、請求者が署名又は記名押印してください。

2.請求者の本人確認書類のコピー

運転免許証や保険証(資格確認書)、マイナンバーカードなど、氏名及び住所が確認できるものが必要です。

(注意点)

• 本人確認書類は必ず有効期限内のもので、住所、氏名、生年月日が確認できる部分はすべてコピーをしてください。
• 保険証のコピーをお送りいただく際は、保険者番号および被保険者等記号・番号をマスキング(黒で塗りつぶし)してください。
• マイナンバーカードは、マイナンバーが記載されている裏面のコピーは不要です。
• パスポートには住所の記載がないため確認書類として承れません。

3.住民票を必要とする疎明資料(契約等の権利や義務などを確認できる資料)のコピー

契約等の内容がわかる資料など、請求者と相手方との関係が分かり、住民票を必要とする理由がわかる資料をお送りください。申請書の記載から請求理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料の提出を求めることがあります。

必要な資料としては主に以下のものです。

• 金銭貸借関係などで住民票を請求する場合
  債権債務関係の確認ができる契約書など
• 裁判など国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
  手続きの内容および、提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料
• その他、権利の行使、義務の履行などのために戸籍を請求する場合
  権利、義務の内容および、提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料

4.手数料分の定額小為替

手数料は郵便局またはゆうちょ銀行で購入する定額小為替(外部サイトへリンク)を同封、または現金書留でお送りください。定額小為替の指定受取人の欄には何も書かないでください。

切手、収入印紙、小切手等は定額小為替の代わりにはなりません。おつりは、定額小為替にてお返しします。

5.返信用封筒

請求者の住所、氏名を記入のうえ、切手を貼ってください。

証明書の枚数によって郵便料金が不足した場合には【不足分受取人払】のゴム印を押し発送しますので、郵便局に不足分をお納めください。

速達、書留、特定郵便等で郵送する必要がある場合は、基本料金に切手を加算するとともに、封筒にその旨をご記入ください。

郵便請求の送付先

郵便の請求先は下記までお願いします。

郵便番号 523-8501

住所 滋賀県近江八幡市桜宮町236

近江八幡市役所 市民課 宛

法人が第三者の住民票を郵便で取得するとき

必要なもの

1.住民票等の郵送による請求書

申請書の様式は、交付申請書(法人用)(PDFファイル:333.8KB)をダウンロード、または次の事項が記載されていれば、法人が作成した申請書でも請求は可能です。

記載項目

• 法人名・代表者名
• 法人・代表者・支店長印等を押印してください。
• 事務所の所在地
• 請求の任にあたっている担当者の氏名
• 連絡先の電話番号
• 対象者の氏名・生年月日・住所
• 必要な証明の種類と通数
• 請求の理由

使用目的や提出先等を具体的にご記入ください。
「債権回収・保全のため」のような抽象的な記載ではなく、具体的にどのような目的のために必要なのかご記入ください。また、提出先がある場合は提出先もご記入ください。
(例)令和年月日、××と△△の間で金銭消費貸借契約を結んだが、債務不履行のまま転居先が不明となっており、貸金返済を求めるため現住所を確認する必要がある。

2.担当者の本人確認書類のコピー

本人確認書類の例

マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、在留カード、特別永住者証明書、健康保険証など

マイナンバーカードは、マイナンバーが記載されている裏面のコピーは不要です。

(注意点)

• 本人確認書類は必ず有効期限内のもので、住所、氏名、生年月日が確認できる部分はすべてコピーをしてください。
• 保険証のコピーをお送りいただく際は、保険者番号および被保険者等記号・番号をマスキング(黒で塗りつぶし)してください。
• マイナンバーカードは、マイナンバーが記載されている裏面のコピーは不要です。
• パスポートには住所の記載がないため確認書類として承れません。

3.担当者と法人との関係確認書類のコピー

会社の代表者の場合 

• 代表者事項証明書、登記事項証明書など

担当者の場合

• 社員証、委任状、在籍証明書などの代理権限を確認できるもの (名刺は確認書類とはなりません)

4.社員証に法人の所在地の記載がないときは、法人の所在を証明する資料のコピー

送付先の事務所所在地を確認できる法人の登記事項証明書のコピーもお送りください。

5.法人が請求する場合は、送付先の住所が確認できる書類(送付先が登記事項証明書や社員証に記載の所在地と異なる場合のみ必要)

• 送付先住所の記載されている事業所一覧
• 送付先住所の記載されているパンフレット 等

6.住民票を必要とする疎明資料(契約等の権利や義務などを確認できる資料)のコピー

契約等の内容がわかる資料など、請求者と相手方との関係が分かり、住民票を必要とする理由がわかる資料をお送りください。

申請書の記載から請求理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料の提出を求めたりすることがあります。

例)疎明資料

• 債務者(契約者)本人の自署、契約日、契約者、契約内容等が確認できる契約書のコピー
  (契約書に契約者本人の署名がない場合は、契約書の原本と相違ないことを証明してください)
  インターネットの申込みなどで、契約書の原本がない場合は、出力した資料にその旨を明記し、法人名および法人印をお願いします。
• 契約締結時から社名変更や合併等があった場合は、その履歴がわかる履歴全部事項証明書の原本など
• 債権譲渡している場合や委託契約がある場合は、そのことが確認できる委託契約書、譲渡契約書などのコピー

6.手数料分の定額小為替

手数料は郵便局またはゆうちょ銀行で購入する定額小為替(外部サイトへリンク)を同封、または現金書留でお送りください。定額小為替の指定受取人の欄には何も書かないでください。

切手、収入印紙、小切手等は定額小為替の代わりにはなりません。なるべくおつりがでないように定額小為替をご用意ください。おつりは、定額小為替にてお返しします。

7.返信用封筒

法人所在地、法人名を記入のうえ、切手を貼ってください。

証明書の枚数によって郵便料金が不足した場合には【不足分受取人払】のゴム印を押し発送しますので、郵便局に不足分をお納めください。

証明書は請求者である法人宛にお送りいたします。他の住所地へはお送りできません。

速達、書留、特定郵便等で郵送する必要がある場合は、基本料金に切手を加算するとともに、封筒にその旨をご記入ください。

郵便請求の送付先

郵便の請求先は下記までお願いします。

郵便番号 523-8501

住所 滋賀県近江八幡市桜宮町236

近江八幡市役所 市民課 宛

手数料

窓口で請求するとき

• 住民票1通300円
• 住民票の除票1通300円

郵便で請求するとき

• 住民票1通400円
• 住民票の除票1通400円